Projekt „Zlepšení kvality procesního řízení a strategického managementu města Černošice“

Realizace projektu vychází z potřeby města posílit institucionální kapacity a efektivnost výkonu územní veřejné správy a veřejných služeb města Černošice.

Obsahem projektu je zlepšení kvality procesního řízení a strategického managementu MěÚ Černošice. V rámci projektu bude realizováno 9 klíčivých aktivit:

1. Administrativní zajištění projektu
2. Zpracování a následná implementace metodiky projektového řízení
3. Plánování rozvoje sociálních služeb
4. Realizace aktivity vztahující se k plnění normy ČSN EN ISO 9001:2009
5. Zvýšení efektivnosti řízení rizik v rámci Městského úřadu
6. Realizace průzkumu veřejného mínění
7. Vytvoření strategie rozvoje města Černošice a její implementace
8. Podpůrná školení vybraných zaměstnanců úřadu
9. Činnosti spojené s členstvím Benchmarkingové iniciativě 2005

Projekt bude realizován v období od 1. 9. 2010 – 31. 8. 2013. Část klíčových aktivit projektu bude řešeno dodavatelsky a část z vnitřních zdrojů. Do realizace projektu budou aktivně zapojeni zaměstnanci úřadu.

V rámci projektu vznikne:

1. Metodika projektového řízení
2. Metodika řízení sociálních služeb - komunitní plán
3. Certifikát kvality v rámci normy ČSN EN ISO 9001:2009
4. Manuál BOZP
5. Aktualizace příručky kvality
6. Atest informačních systémů
7. 3 analýzy výsledků průzkumu veřejného mínění
8. Aktualizovaná strategie Městského úřadu města Černošice
9. Aktualizovaný grafický manuál města Černošice
10. Aktualizovaný strategický plán města Černošice
11. Vytvořený akční plán
12. 2 benchmarkingové analýzy

Současně bude proškoleno celkem 36 osob (15 zaměstnanců + 21 zastupitelů).

Podrobný popis klíčových aktivit projektu

1) Administrativní zajištění projektu - cílem klíčové aktivity je vytvořit vhodné zázemí tak, aby mohly být bezproblémů realizovány všechny odborné projektové aktivity a došlo k naplnění hlavního cíle projektu.

2) Zpracování a následná implementace metodiky projektového řízení - klíčová aktivita proběhne ve dvou částech:

• první část aktivity byla zaměřena na identifikaci typických projektů realizovaných v rámci obcí s rozšířenou pravomocí a definici postupů jejich řízení v souladu s mezinárodními standardy. Zejména s ohledem na standardy veřejné správy (PRINCE 2 - EGON). Výstupen aktivity byl popis klíčových činností řízení projektu v rámci celého životního cyklu. Veřejná zakázka na "Dodání odborných studií a analýz" byla vyhlášena 2. 11. 2010. Rada města Černošice dne 20. 12. 2010 na své 3 schůzisouhlasila s doporučením hodnotící komise a vybrala jako nejvhodnější nabídku společnosti Equica, a.s. Smlouva s vybraným uchazečem byla podepsána dne 10. 2. 2011. V dubnu 2011 byla městu předána Metodika projektového řízení, kterou zpracovala firma Equica, a.s.
• druhá část aktivity (implementace) si klade za cíl metodiku projektového řízení ověřit, případně doplnit na základě zkušeností získaných s jejím použitím na vybraných projektech. Aktivita je realizována od května 2011. Průběžně dochází k implementaci a ověřování metodiky projektového řízení.

3) Plánování rozvoje sociálních služeb - v rámci efektivnějšího a plynulejšího plánování sociálních služeb pro sociálně slabé a potřebné osoby bylo naplánováno zpracování komunitního plánu. Zpracování komunitního plánu probíhalo v následujících krocích:

• analýza a mapování potřeb uživatelů služeb - statistiky, dotazníky, katalog služeb, sociologické výzkumy, SWOT, kvalifikovaný odhad poskytovatelů sociálních služeb
• stručný návrh plánu - vytvoření koordinačních skupin (podle jednotlivých cílových skupin a služeb), zapojeni jsou pracovníci obce, zástupci poskytovatelů sociálních služeb a uživatelé těchto služeb
• konzultace komunitního plánu - konzultace se zástupci obce, odborné i laické veřejnosti, uživateli služeb, zaměstnavateli
• zavedení do praxe - zpracování ročních realizačních plánů, identifikace dostupných finančních zdrojů

V dubnu 2011 byla vytvořena metodika řízení sociálních služeb - komunitní plán. Veškeré informace ke komunitnímu plánování jsou zveřejněny na webových stránkách města Černošice.

4) Realizace aktivit vztahující se k plnění normy ČSN EN ISO 9001:2009 - aktivita si klade za cíl prostřednictvím realizace auditů, certifikací a školení, zjistit současná slabá místa v systému procesního řízení úřadu a jejich odstraněním zvýšit efektivitu postupů a procesů, které v rámci organizace probíhají tak, aby se činnost úřadu více přiblížila občanům/klientům služeb. Klíčová aktivita se skládá ze dvou dílčích aktivit:

• Certifikační a kontrolní audit plnění normy ČSN EN ISO 9001:2009. Město Černošice má implementován certifikát systému managementu kvality ČSN ISO 9001:2009, který musí procházet pravidelnými certifikačními a kontrolními audity sloužícími k ověření, zda stále dodržují předepsané postupy a procesy. Z tohoto důvodu byl naplánován certifikační a kontrolní audit. V říjnu 2011 byla vyhlášena veřejná zakázka malého rozsahu „Provedení certifikačního a kontrolního auditu v rámci normy ČSN EN ISO 9001:2009“. Rada města Černošice dne 7. 11. 2011 na své 32 schůzisouhlasila s doporučením hodnotící komise a vybrala jako nejvhodnější nabídku společnosti LL - C (certification) Czech Republic s.r.o. Smlouva s vybraným uchazečem byla podepsána dne 2. 12. 2011. Certifikační audit byl proveden pro celý úřad. Auditoři navštívili pracoviště úřadu v Černošicích i v Praze. Audit byl založen na posouzení řídící dokumentace, předložených záznamů a pohovorech se zaměstnanci MěÚ Černošice, přímo při pracovním procesu. Průběh auditu byl dle auditorů standartní, nevyskytly se žádné náznaky ze strany vedení Úřadu či Města zkreslovat či zakrývat určité skutečnosti. Přístup všech zúčasněných byl aktivní a otevřený. Auditem byl systém managementu kvality ve společnosti Město Černošice, Riegrova 1209, 252 28 Černošice (včetně poboček Černošice, Praha) prověřen a shledán splňující požadavky normy ISO 9001:2008 pro předmět činnosti "Výkon státní správy v přenesené působnosti" a "Výkon samostatné působnosti obce". Certifikát byl vydán pod číslem 5244 a je platný od 15. 12. 2011 do 31. 1. 2015. V průběhu měsíce sprna a září 2012 se připravovaly podklady pro kontrolní audit. Dne 18.2.2013 byl realizován kontrolní audit na městském úřadě společností LL-C (certification).

• Školení vybraných pracovníků. V rámci dílčí aktivity se plánuje proškolení tří vybraných zaměstnanců úřadu. Dva z nich se zúčastní intenzivního kurzu Manažer kvality v kontextu normy ČSN EN ISO 9001:2009, jehož cílem je připravit účastníky po teoretické i praktické stránce tak, aby systémově zvládali aktivity v oblasti managementu jakosti a řízení kvality produktů. Třetí zaměstnanec se zúčastní dvou jednodeních udržovacích kurzů.Veřejná zakázka na "Školení manažer kurzu jakosti a udržovací školení pro auditora" byla vyhlášena 17. 5. 2012. Rada města Černošice dne 18. 6. 2012 na své 51 schůzi souhlasila s doporučením hodnotící komise a vybrala jako nejvhodnější nabídku společnosti Česká společnost pro jakost, o.s. Školení vybraných zaměstnanců probýhalo od září 2012 do dubna 2013.

5) Zvýšení efektivnosti řízení rizik v rámci Městského úřadu - cílem klíčové aktivity je zajistit metodické nástroje pro efektivní řízení rizik v rámci Městského úřadu. Klíčová aktivita se skládá ze tří dílčích aktivit:

• Nastavení BOZP - na základě výsledků auditu je potřeba aktualizace podnikových bezpečnostních předpisů, provozních pravidel, pracovních postupů, tedy aktualizaci řízení systému BOZP jako takového. Veřejná zakázka na "Dodání odborných studií a analýz" byla vyhlášena 2. 11. 2010. Rada města Černošice dne 20. 12. 2010 na své 3 schůzisouhlasila s doporučením hodnotící komise a vybrala jako nejvhodnější nabídku společnosti RegioPartner, s.r.o. Smlouva s vybraným uchazečem byla podepsána dne 28. 3 .2 011. V prosinci 2011 byla "Základní organizační směrnice pro zajištění bezpečnosti a ochrany zdraví při práci" předána městu.
• Aktualizace příručky kvality - v rámci dílčí aktivity bude aktualizována současná příručka kvality, ve které je nastaven systém řízení rizik v rámci organizace. Aktualizovaná příručka bude reflektovat postupy a procesy stanovené v Metodickém pokynu Ministerstva financí CHJ 6. Veřejná zakázka na "Dodání odborných studií a analýz" byla vyhlášena 2. 11. 2010. Rada města Černošice dne 20. 12. 2010 na své 3 schůzi souhlasila s doporučením hodnotící komise a vybrala jako nejvhodnější nabídku společnosti Cert Kladno, s.r.o. Smlouva s vybraným uchazečem byla podepsána dne 17. 1. 2 011. Koncem června 2011 byla provedena aktualizace Příručky kvality.
• Pro efektivnější řízení rizik v rámci lidských zdrojů, bylo zakoupeno čtecí zařízení na zaměstnanecké karty, a to za účelem zlepšení sledování zaměstnanecké docházky.

• Atest informačních technologií - potřeba aktualizace atestu IT vychází ze standardu ISVS verze 005/02.01, který předepisuje základní kroky, které musí být provedeny v průběhu životního cyklu informačního systému a zejména popisuje základní strukturu dokumentů, které musí být v průběhu životního cyklu informačního systému vypracovány a pravidelně aktualizovány. V říjnu 2011 byla vyhlášena veřejná zakázka malého rozsahu "Realizace atestu IT - Výzva II.". Rada města Černošice dne 7. 11. 2011 na své 32 schůzisouhlasila s doporučením hodnotící komise a vybrala jako nejvhodnější nabídku pro část I. společnost COMPACT OFFICE, s.r.o. a pro část II. společnost Elektrotechnický zkušební ústav, s.p. Smlouva s vybraným uchazečem -COMPACT OFFICE, s.r.o. byla podepsána dne 15. 11. 2011. Smlouva s vybraným uchazečem - Elektrotechnický zkušební ústav, s.p byla podepsána dne 23. 11. 2011. Dne 8. 12. 2011 získalo Město Černošice Atest č. AT 110002. Předmětem atestu je shoda dlouhodobého řízení ISVS s požadavky zákona č. 365/2000 Sb., o informačních systémech veřejné správy a o změně některých dalších zákonů, ve znění pozdějších předpisů. Atest byl proveden dle MP - 2.11 Metodika pro atestaci dlouhodobého řízení ISVS. Atest je platný od 8. 12. 2011 do 7. 12. 2016.

6) Realizace průzkumu veřejného mínění - klíčová aktivita si klade za cíl průběžně monitorovat veřejné mínění, přičemž realizace průzkumu veřejného mínění bude zaměřena na dva základní okruhy respondentů:

• prvním okruhem jsou občané města Černošice.V rámci kontinuálního průzkumu veřejného mínění mají občané možnost vyjádřit své názory a preference ve vztahu k hospodářskému, sociálně-demografickému a kulturnímu rozvoji města. Dále mohou vyjádřit svou spojenost či nespokojenost s prací volených zástupců ve vedení města a k činnosti MěÚ jako takového. Průzkum veřejného mínění probíhá dotazníkovou formou.Výsledky průzkumu veřejného mínění jsou vyvěšeny na webových stránkách města Černošice.

• Druhým okruhem respondentů jsou samotní zaměstnaci Městského úřadu Černošice. Ti se mohou vyjádřit k otázkám fungování úřadu jako organizace a vyjádřit tak svoje postoje napřílad k otázce rozdělení kompatencí a spolupráci mezi jednotlivými odbory úřadu, ke kvalitě metodického zázemí, k personálním otázkám, atd.

7) Vytvoření strategie rozvoje města Černošice a její implementace - klíčovou aktivitou budou aktualizovány základní strategické dokumenty, které jsou používány pro systematické a efektivní řízení střednědobých a dlouhodobých aktivit města, vedoucích k jeho rozvoji jak v oblasti demografické, tak hospodářské. Mezi zmíněné strategické dokumenty patří: Strategie Městského úřadu a sním související Grafický manuál, Strategický plán rozvoje města Černošic, Akční pln realizace strategie města Černošic. Veřejná zakázka na "Dodání odborných studií a analýz" byla vyhlášena 2. 11. 2010. Rada města Černošice dne 20. 12. 2010 na své 3 schůzi souhlasila s doporučením hodnotící komise a vybrala jako nejvhodnější nabídku společnosti RegioPartner, s.r.o. Smlouva s vybraným uchazečem byla podepsána dne 28. 3. 2011. V červnu 2012 byla městu předána Strategie městského úřadu města Černošice. V červenci 2012 byla městu předán Strategický plán města Černošice.

V rámci této aktivity jsou postupně zpracovány formuláře v interaktivním formátu .zfo, které najdete na webových stránkách města. Tyto formuláře jsou zpracovány pro pro všechny odbory MěÚ Černošice.

8) Podpůrná školení vbraných zaměstnanců úřadu - klíčová aktivita se skládá ze vzdělávacích aktivit, které mají za úkol vybavit 32 vybraných vedoucích zaměstnanců úřadu a 4 zastupitele, takovou paletou teoretických a praktických znalostí a dovedností, aby mohli v budoucnosti úspěšně a efektivně tvořit dlouhodobé a střednědobé strategie. Dále tyto strategie implementovat do podmínek reálného prostředí. Podpůrná školení vybraných zaměstnanců probíhala od srpna 2012 do března 2013.

9) Činnosti spojené s členstvím v Benchmarkingové iniciativě 2005 - město Černošice je aktivním členem Benchmarkingové iniciativity 2005. Tato iniciativa je založena na dobrovolné aktivní spolupráci měst a obcí, které společně tvoří metodiku dat a ukazatelů pro vzájemné porovnání v mnoha oblastech výkonu přenesené a samostatné působnosti. Cílem iniciativity je zvyšovat kvalitu poskytovaných služeb v rámci veřejné správy prostřednictvím benchmarkingového srovnání a výměny dobrých praxí. Klíčová aktivita se skládá ze dvou dílčích aktivit:

• Benchmarkingové analýzy - v průběhu roku 2011 a 2012 budou zpracovány dvě benchmarkingové analýzy, jejichž cílem bude zjistit, jak náš úřad, jako organizace veřejné správy pracuje zhlediska vstupů, tj. zaměstnanců, financí a jaká je úroveň zajišťovaných služeb. Tyto analýzy budou posléze sloužit jako validní podklad pro samostný benchmarking mezi členy iniciativy.
• Uspořádat pravidelné setkání členů iniciativy - v rámci iniciativity dochází k pravidelnému setkávání jeho členů, kde jsou diskutovány jejich zkušenosti v oblasti řízení procesů ve veřejné správě a dochází k předávání dobré praxe. Město Černošice uspořádalo pravidelné setkání členů iniciativity v červnu 2011.

Zpět na přehled projektů

                                                                                  Za tuto stránku odpovídá M. Formáčková